Ausländische Mitarbeiter einstellen: sieben Schritte in der Reihenfolge, drei Meldungen am ersten Arbeitstag und eine Checkliste mit elf Punkten zum Abhaken.
Ausländische Mitarbeiter einstellen heißt für Sie zweierlei: zwei Verfahren abwarten, deren Tempo Sie nicht bestimmen, und drei Meldungen erledigen, die Ihnen niemand abnimmt. Die Verfahren sind die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit und der Aufenthaltstitel. Die Meldungen fallen am ersten Arbeitstag an, und ob sie in Ihrem Betrieb anfallen, entscheidet die Branche und nicht der Beruf.
Diese Seite bringt beides in die Reihenfolge, in der es tatsächlich passiert, und schließt mit einer Liste zum Abhaken.
Die Fristen unten sind am 4. September 2026 in den amtlichen Fassungen nachgelesen: Aufenthaltsgesetz, Viertes Buch Sozialgesetzbuch, Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, Mindestlohngesetz.
Vom Fachkräfteeinwanderungsgesetz handelt diese Seite nicht. Es sagt, wer kommen darf. Hier steht, was Sie dabei zu tun haben und wann.
| Schritt | Wer handelt | Was genau passiert |
|---|---|---|
| 1 | Sie | Stelle beschreiben, Vergütung und Arbeitszeit festlegen, Vertragsangebot erstellen |
| 2 | Die Vermittlung | Auswahl im Herkunftsland, Zeugnisse und Berufserfahrung prüfen, Gespräch mit jedem einzeln |
| 3 | Die zuständige Stelle | Gleichwertigkeit der Berufsqualifikation feststellen |
| 4 | Die Bundesagentur für Arbeit | Zustimmung zur Beschäftigung, auf Ihre Auskünfte hin |
| 5 | Die Auslandsvertretung | nationales Visum, Termin nach ihrem eigenen Kalender |
| 6 | Die Ausländerbehörde | Aufenthaltserlaubnis nach der Einreise |
| 7 | Sie | erster Arbeitstag, drei Meldungen, siehe unten |
Die Schritte 3 und 4 laufen nebeneinander, und wer sie hintereinander plant, verliert Wochen ohne Grund. Die Schritte 5 und 6 gehören niemandem, den Sie beauftragen können.
Wichtig ist dabei der Anfang, nicht das Ende. Wer Mitarbeiter aus Drittstaaten einstellen will, entscheidet vor Schritt 1, ob der Beruf überhaupt erreichbar ist, und nicht nach Schritt 4. Welche Wege für Leute aus Usbekistan offenstehen und welcher versperrt ist, steht auf unserer Seite zur Personalvermittlung aus dem Ausland.
Wer ausländische Mitarbeiter einstellen will, verliert Zeit an genau zwei Stellen. Beide liegen bei Ihnen, und beide sehen harmlos aus.
Die erste sind die Auskünfte an die Bundesagentur für Arbeit. Ohne sie entscheidet niemand über die Zustimmung, und auf Aufforderung haben Sie dafür einen Monat, § 39 Abs. 4 des Aufenthaltsgesetzes. Was die Agentur wissen will und welche Frist parallel gegen sie selbst läuft, steht auf der Seite zur Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit.
Die zweite sind die Unterlagen für die Anerkennung. Ihre Frist beginnt erst, wenn die Papiere vollständig sind, und bis dahin läuft gar nichts. Genau dieser Abschnitt ist der einzige, den eine Vermittlung wirklich verkürzt, und er ist der Grund, warum wir Zeugnisse in Usbekistan prüfen und nicht in Deutschland nachreichen lassen.
Nennen Sie uns den Beruf und die Anzahl, bevor Sie eine Stelle ausschreiben. Sie hören vor der Ausschreibung, ob wir die Gruppe zusammenbekommen.
Hier hört jede Vermittlung auf, und Ihr Betrieb fängt an. Die drei Pflichten unten hängen weder am Aufenthaltstitel noch an der Staatsangehörigkeit: sie treffen jeden neuen Beschäftigten, auch den deutschen. Wenn Sie ausländische Mitarbeiter einstellen, fallen sie mit allem anderen zusammen, und deshalb gehen sie unter.
Die Sofortmeldung. Den Tag, an dem ein Beschäftigungsverhältnis beginnt, melden Sie spätestens bei dessen Aufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung, § 28a Abs. 4 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch. Spätestens bei Aufnahme heißt: vor der ersten Schicht, nicht am Abend danach. In die Meldung gehören Name und Vorname, die Versicherungsnummer oder die Angaben, aus denen sie vergeben wird, Ihre Betriebsnummer und der Tag der Beschäftigungsaufnahme. Die gewöhnliche Anmeldung ersetzt diese Meldung nicht, und das steht ausdrücklich im selben Absatz.
Der schriftliche Hinweis auf die Ausweispflicht. Ihre Leute müssen Personalausweis oder Pass bei der Arbeit dabeihaben und ihn der Zollverwaltung auf Verlangen vorlegen, § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes. Ihre eigene Pflicht steht im nächsten Absatz: Sie weisen jeden Beschäftigten vor Beginn der Arbeiten nachweislich und schriftlich darauf hin, bewahren diesen Hinweis für die Dauer der Arbeiten auf und legen ihn bei einer Prüfung vor.
Die Arbeitszeitaufzeichnung. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zeichnen Sie spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages auf und bewahren die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre auf, § 17 Abs. 1 des Mindestlohngesetzes.
Keine dieser drei Pflichten wächst mit der Gruppengröße. Sie fallen beim ersten Mann genauso an wie beim fünfzehnten, und wer sie einmal eingerichtet hat, hat sie für alle.
Alle drei Pflichten hängen an derselben Liste. Das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz zählt elf Wirtschaftsbereiche auf, das Vierte Buch Sozialgesetzbuch wiederholt sie Wort für Wort, und das Mindestlohngesetz verweist auf dieselbe Aufzählung. Eine Liste, drei Pflichten.
| Unsere Branche | Auf der Liste | Wie sie dort heißt |
|---|---|---|
| Bau und Ausbau | ja | Baugewerbe |
| Gastronomie und Hotellerie | ja | Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe |
| Transport und Logistik | ja | Personenbeförderungsgewerbe · Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe |
| Fertigung und Technik | nein | in der Aufzählung nicht genannt |
Drei von vier Branchen, in denen wir auswählen, stehen darauf. Für einen Maurer, einen Koch und einen Fernfahrer gelten die drei Meldungen, für einen Zerspanungsmechaniker in der Werkhalle nicht. Wer ausländische Arbeitnehmer einstellen will, prüft dafür also nicht den Beruf, sondern den Wirtschaftszweig seines Betriebs.
Die Zuordnung eines einzelnen Betriebs trifft am Ende der Zoll und nicht ein Vermittler. Stehen Sie mit einem Bein in zwei Zweigen, fragen Sie schriftlich nach, bevor der erste Mann anfängt. Nennen Sie uns dabei Ihren Wirtschaftszweig: dann sagen wir Ihnen vor der Auswahl, welche der drei Meldungen bei Ihrer Gruppe anfallen. Bei Fahrern kommt zu diesen Meldungen noch der Führerschein hinzu, und der hat eine eigene Uhr: was ein Berufskraftfahrer aus Drittstaaten nach der Einreise zusätzlich braucht, steht auf seiner eigenen Seite.
Diese Checkliste zur Einstellung ausländischer Mitarbeiter deckt den Teil ab, der bei Ihnen liegt. Was die Behörden tun, steht in der Tabelle oben.
Vor dem Vertrag:
Während des Verfahrens:
Am ersten Arbeitstag:
Danach, dauerhaft:
Wer öfter als einmal ausländische Mitarbeiter einstellen will, richtet diese elf Punkte einmal ein und hakt sie danach ab. Die letzten beiden sind die einzigen, die nach dem ersten Arbeitstag noch etwas von Ihnen wollen, und der vorletzte ist bußgeldbewehrt. Welche Pflichten das Aufenthaltsgesetz Ihnen als Beschäftigendem sonst auferlegt und was ihr Übersehen kostet, ist auf der Seite zur Personalvermittlung mit Beträgen durchgerechnet.
Ausländische Mitarbeiter einstellen können Sie ohne Vermittlung; die Auswahl im Herkunftsland können Sie nicht ohne jemanden vor Ort. Wir sind eine lizenzierte private Arbeitsvermittlung aus Usbekistan mit Büro in Andijan. Von den sieben Schritten oben gehört uns der zweite ganz und der dritte zur Hälfte: wir suchen die Leute, prüfen Zeugnisse und Berufserfahrung, sprechen mit jedem einzeln und stellen die Unterlagen zusammen, bevor eine deutsche Behörde sie zum ersten Mal sieht.
Eine deutsche Gruppe haben wir bisher nicht besetzt. In Bulgarien besetzen wir Stellen im fünften Jahr; die Hotels am Golf beliefern wir seit zehn Jahren. Wir besetzen in Gruppen von zehn bis zwanzig Leuten, die Verträge laufen meist über ein bis drei Jahre, und wir bereiten üblicherweise zehn bis fünfzehn Prozent mehr Leute vor als angefordert, damit ein kurzfristiger Ausfall keine neue Auswahl auslöst.
Für einen einzelnen Fahrer oder Koch lohnt sich dieser Aufwand nicht, für fünfzehn schon. Wenn Sie Mitarbeiter aus dem Ausland einstellen wollen, schreiben Sie uns mit Beruf, Anzahl und Einsatzort. Sie bekommen zuerst die Antwort, ob der Beruf über den offenen Zulassungsweg erreichbar ist, und danach den Zeitplan für die Schritte, die wir übernehmen. Kommt eine Gruppe nicht zustande, hören Sie das im ersten Gespräch.
Die Sofortmeldung. Der Arbeitgeber meldet den Beginn des Beschäftigungsverhältnisses an die Datenstelle der Rentenversicherung, und zwar spätestens in dem Moment, in dem die Beschäftigung aufgenommen wird; so § 28a Abs. 4 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch. Anzugeben sind Familien- und Vorname, die Versicherungsnummer, die Betriebsnummer und der Tag, an dem gearbeitet wird. Eine gewöhnliche Anmeldung wird dadurch nicht entbehrlich.
Nein, sie hängt am Wirtschaftszweig. Dieselbe Vorschrift zählt elf Bereiche auf, darunter Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung sowie Spedition, Transport und Logistik. Von unseren vier Branchen sind drei betroffen; Fertigung und Technik nicht. Welchem Zweig ein einzelner Betrieb zugerechnet wird, entscheidet die Zollverwaltung.
Festzuhalten sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, und zwar bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem jeweiligen Arbeitstag. Aufbewahrt werden die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre, § 17 Abs. 1 des Mindestlohngesetzes. Betroffen sind dieselben elf Wirtschaftsbereiche wie bei der Sofortmeldung.
Mit der Frage, ob der Beruf über einen offenen Zulassungsweg überhaupt erreichbar ist. Diese Frage steht vor der Stellenbeschreibung und nicht nach der Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit: fällt die Antwort negativ aus, waren Vertragsangebot, Auswahl und Anerkennungsantrag umsonst. Für Leute aus Usbekistan beantworten wir sie vor jeder Auswahl.
Hinterlassen Sie eine Anfrage. Wir melden uns innerhalb von 48 Stunden zu Geschäftszeiten. Schneller geht es über Telegram oder am Telefon.